Ile przeprowadziłeś w tym roku procesów rekrutacyjnych w swojej organizacji - liczyłeś?
Ile planowałeś, a ile zrealizowałeś?
A czy policzyłeś już ile nieudane rekrutacje kosztowały Twoją organizację w 2025 roku?
Rozmawiając z przedsiębiorcami, zauważyłam, że ten obszar nie często jest rozważany jako generujący koszty w organizacji czy mówiąc wprost umniejszający znacząco marżę, bo przecież rekruter w dziale HR jest na etacie - ma stałe wynagrodzenie, a zespół wdrażający nową osobę, nie traci aż tak dużo czas, nie jako robi to przy okazji.
Sprawdźmy jakie są koszty nieudanej rekrutacji?
Policzyłam koszty dla seniorskiego stanowiska sprzedawcy w dziale sprzedaży.
Poniżej zebrane elementy, które należy wziąć po uwagę, by policzyć koszty.
Elementy te należy uwzględnić niezależnie od stanowiska i branży w jakiej działasz.
- Ogłoszenia rekrutacyjne
- Onboarding
- Koszt offboardingu
- Wynagrodzenie na stanowisku
- Utracone korzyści
- Czas potrzeby na znalezienie nowej osoby
- Wdrożenie nowej osoby
- Ile trwa ponowna rekrutacja
Zaczynamy!
- Ogłoszenia rekrutacyjne
Tworzysz i publikujesz ogłoszenie, dodatkowo zarządzasz weryfikując co spływa a także promujesz i przedłużasz, jeśli wyniki nie są zadowalające.
Można przyjąć, że średni koszt za ten etap to 3 000 zł
- Onboarding
Rekrutacja udana, pracownik zrekrutowany, pojawia się w firmie.
Zaczynamy proces onboardingu. W zależności od organizacji jest on mniej lub bardziej kompleksowy
i może trwać od kilku dni do kilku miesięcy, zanim możemy sobie powiedzieć, że pracownik jest gotowy do samodzielnej pracy na stanowisku.
Koszty onboardingu, są różne w zależności od modelu, czy są to narzędzia systemowe – online, które pomagają szkolić bez udziału osób trzecich, czy to jest model hybrydowy i wspierany jest spotkaniami z przedstawicielami innych działów. Najczęściej jest to hybryda. Mamy dedykowaną osobę nadzorującą wdrożenie nowego pracownika i ten prowadzi i nadzoruje proces wdrożenia.
Im lepiej przygotowane wdrożenie, gotowe zasady, cały proces, weryfikacja pozyskanej wiedzy i harmonogram działania, tym koszty wdrożenia niższe.
Koszt 7000 (1/3 etatu osoby dedykowanej wdrożeniu nowej + poszczególni pracownicy punktowo)
- Offboarding
Sam offboarding to temat na osobny post, z uwagi na to, że budzi wiele emocji obu stron i wciąż jest nie dość dobrze prowadzony, by odchodzący pracownik czuł się godnie, nie jak przestępca, bo jeszcze chwilę wcześniej był częścią zespołu, z drugiej zaś strony, pracodawca zadbał o jakość zamknięcia komunikacji z Klientami i zabezpieczył dotychczasową pracę pracownika, która pozwoli na odpowiednią pracę innym.
Koszty wynagrodzenia + benefity. Mój przykład to B2B, więc bez benefitów 15 000 zł.
- Wynagrodzenie na stanowisku.
Wynagrodzenie to 15 000 zł.
- Korzyści utracone
To ważny punkt, często pomijany. Zawiera kilka pułapek szczególnie dla firm, gdzie brakuje procesów i celów stanowiskowych.
Korzyści utracone to miesięczna wartość, którą pracownik zobowiązany do wdrażania nowego mógłby wypracować gdyby nie skupiał się na tej rekrutacji.
Koszty utraconych korzyści 7 000 zł
Brak systemu powoduje miękką ocenę wdrażanego - nie pozbawioną subiektywności, która może powodować furtkę w ocenie zajętości wdrażającego – "potrzebuję więcej czasu, bo nowy pracownik zadaje więcej pytań, wolniej się wdraża" – to może prowadzić do nadużyć w komunikowaniu do Zarządu oceny nowej osoby w zespole.
Nasz najlepszy zasób, pracownik wdrażający nową osobę, oddaje ok 30% etatu na wdrożenie. Opóźnia część swoich działań, co może z kolei wpływać na realizację swoich celów na rzecz firmy - sprzedażowe i inne w zależności od roli.
- Ile czasu trwa rekrutacja nowej osoby.
Zależnie od stanowiska, oczekiwań, co do doświadczenia, budżetu jaki mamy na stanowisko.
2 - 4 miesięcy
- Wdrożenie nowej osoby
To nic innego, jak czas jaki jest potrzebny na wdrożenie nowej osoby na tyle skutecznie, by był samodzielny na swoim stanowisku.
3 miesiące
- Ile trwa ponowna rekrutacja
Jeśli zajrzymy do bazy CV, które przyszły w ostatniej rekrutacji, być może uda nam się wybrać kolejną osobę i w ciągu 2 miesięcy ją pozyskać.
Optymistycznie 2 miesiące.
Czas na podsumowanie omówionych powyżej elementów i ich koszty dla stanowiska sprzedawcy
Przykład pokazuje koszty na poziomie 80000 zł, zanim wdrożysz pracownika.
Jeśli rekrutacja będzie nieudana, stracisz prawie 140000 zł.
Zdajesz sobie sprawę, że jeśli nie masz strategii rekrutacyjnej, brakuje Ci procesu onboardingu i offboardingu, to koszty wskazane w przykładzie będziesz mnożyć, szczególnie kiedy rekrutacji w roku jest więcej niż jedna.
Koszty jakie ponosisz dodatkowo, to spadek zaangażowania i motywacji pracowników w zespole i równoległych zespołach, bo taka huśtawka wpływa na pozostałe procesy w organizacji.
Także Ty sam jesteś wciąż w trybie awaryjnym, bo jeśli delegujesz swoich ludzi do procesów onboardingowych, to w innych miejscach organizacji powstają luki. Jeśli to sytuacja jednorazowa, organizacja sobie z nią poradzi, jeśli jednak to system rekrutacyjny powstały na bazie braku systemu, największe koszty, w wyniku organizacji ponosisz właśnie Ty, jako właściciel.
Zapraszam Cię do rozmowy i współpracy w zakresie stworzenia skutecznej strategii, doboru narzędzi, procesów i procedur rekrutacyjnych a także zrealizowania dla Twojej firmy procesów rekrutacyjnych.
Jack Ma’s joke about “smart people not being able to work together” hides a truth most founders learn the hard way https://www.instagram.com/reel/DRnbs7-iE8g/ (SEO lubi linki zewnętrzne, dlatego joke w bonusie)
P.S. Drodzy czytający, zapewniam Was, że szanuję kobiecą stronę prowadzenia i zarządzania biznesem jak i męską. Użycie formy męskiej w komunikacji treści, nie wynika z chęci urażenia kogokolwiek, czy adresowania moich myśli i oferty do mężczyzn, a jedynie uproszenia w pisaniu a także czytaniu treści posta.
Bycie prezeską a nie prezesem, będąc kobietą w duszy mi gra, ale nie popadam w przesadę, tak długo i bardzo jeśli druga strona nie ma złych intencji. I tak proszę mnie i tu czytać.
